Studi kasus terhadap manajemen pengetahuan pada The Frederick Sanitation Authority, perusahaan yang bergerak dalam bidang pelayanan air dan gorong-gorong. FCSA mengoperasikan tiga pabrik pengolahan: dua air dan satu air limbah. FCSA didirikan pada tahun 1974 sebagai layanan terpusat air dan air limbah untuk daerah di luar Kota Winchester. Otoritas setempat juga membeli air dari Kota Winchester, yang mendapat air dari Sungai Shenandoah. Penggunaan air rata-rata saat ini di area pelanggan adalah 4 juta galon per hari.

FCSA juga bertanggung jawab untuk distribusi air dan pengumpulan limbah pipa di daerah layanan mereka. Sistem distribusi terutama berupa saluran besi dan pipa PVC, dengan jumlah terbatas dari besi cor. Produk layanan tembaga dan berbagai bentuk plastik berdiameter kecil. FCSA juga bertanggung jawab untuk 34 stasiun pompa dan sejumlah penggiling pompa dalam sistem pengumpulan sampah. Pipa saluran pembuangan yang vitrifikasi tanah liat di bagian yang lebih lama dari sistem, dengan asbes semen dan PVC di bagian yang lebih baru dari area yang dilayani.

Tujuan dari studi percontohan (pilot study) adalah untuk memetakan proses utilitas kunci, menangkap pengetahuan proses kritis pada proses-proses tersebut, berbagi pengetahuan tacit, mengidentifikasi pengetahuan kesenjangan(gap) dan mempersiapkan dasar bagi penangkapan pengetahuan masa depan dan diseminasi. Dalam mempersiapkan pertemuan tersebut, Black & Veatch staf menyiapkan taksonomi perawatan dan distribusi / koleksi komponen dan proses yang akan digunakan untuk menerapkan pemetaan pengetahuan untuk menangkap informasi.

Pendekatan studi percontohan terdiri dari:
• Identifikasi proses
Untuk mengidentifikasi proses berisiko tinggi, tim kerja utilitas diminta untuk mencetak daftar proses menggunakan sistem penilaian tiga bagian:
– Kecukupan / tersedianya dokumentasi
– Kemungkinan masalah eskalasi jika tidak segera ditangani
– Dampak dari proses pada proses lainnya

• Identifikasi proses kritis
Awalnya, proses individual yang melebihi batas RPN “120” menjadi sasaran pemeriksaan lebih lanjut untuk mengeksplorasi dan menangkap pengetahuan tacit yang diperlukan untuk berhasil menanggapi kegagalan. Pengalaman lebih banyak dengan proses evaluasi akan menyempurnakan RPN untuk mengatasi langkah-langkah proses yang lebih kritis.

• Failure modes and effect Analysis (FMEA)
Pada pendekatan FMEA ini menggunakan suatu set kriteria yang berbeda yaitu:
– Dampak dari kegagalan termasuk tingkat keparahan dari efek kegagalan
– Ekspektasi frekuensi kejadian
– Kemungkinan bahwa sistem akan mendeteksi penyebab atau kegagalan modus jika terjadi

• Pemetaan pengetahuan (knowledge mapping)
Untuk membuat peta pengetahuan, beberapa parameter dasar yang berkaitan dengan “proses” harus didefinisikan. Ini termasuk:
– Output proses
– Pengguna output
– Orang yang bertanggung jawab dalam proses
– Pekerja dalam proses
– Stakeholder atau pihak yang berkepentingan dalam proses
– Awal dan akhir dari proses
– Karakteristik kualitas proses

Hasil dari kegiatan yang telah dilakukan:
• Standard Operating Procedures
Operasi dan prosedur rutin yang baik dipetakan dengan pengetahuan tacit minimal yang akan diambil. Hal ini karena peristiwa-peristiwa ditangani dengan secara sering atau biasa.
• Information Management
Dengan manajemen suksesi, fokusnya adalah pada karyawan yang mendekati masa pensiun. Adalah logis untuk mengasumsikan bahwa karyawan yang lebih berpengalaman memiliki pengetahuan yang lebih rinci dan unik. Setiap anggota tim kerja terlepas dari posisi mereka dengan membuat sebuah diary pribadi atau log. Dalam buku harian itu terdapat beberapa pengetahuan tacit yang akan diambil. Selain itu, untuk fasilitas seperti stasiun pompa air limbah, log terpisah dipertahankan di stasiun pompa untuk mendokumentasikan peristiwa baik rutin dan tidak biasa, bersama dengan jadwal PM dan pemeliharaan peralatan lainnya dilakukan. Database pengetahuan yang menangkap pengamatan sehari-hari, sejarah pemeliharaan, dan hasil usaha kerja tersedia untuk semua karyawan yang bekerja di daerah menghasilkan peningkatan operasi sehari-hari.
• Documentation
Pekerjaan dicatat setiap hari dalam work order yang disiapkan secara manual. Nomor work order tidak unik dan dari diri mereka sendiri dan mereka yang tercatatkan berdasarkan bulan dan tahun untuk distribusi/inspeksi pengumpulan dan perbaikan. Jika catatan dicatat secara elektronik dari pelanggan, segmen saluran pembuangan atau segmen history air yang dikelola dan tersedia dengan pengirim pekerjaan, respon lapangan yang lebih efisien dan lengkap dapat diterapkan oleh staf berikutnya untuk menyelesaikan masalah.
• Geographic Information Systems (GIS)
Direktur Utility mengakui bahwa pemikiran sebelumnya tentang bagaimana untuk mengatasi masalah ini telah berfokus pada teknologi GIS. Ia menunjukkan bahwa ia sekarang melihat nilai lebih dalam pendekatan yang terintegrasi solusi teknologi dengan orang-orang dan pemikiran berbasis serta analisis.

Proses Knowledge Mapping and Capture yang digunakan di FCSA menyediakan pendekatan terstruktur. Perangkat bekerja dengan baik setelah kurva dari pembelajaran naik dan menjadi lebih baik dengan fasilitator dan proses. Salah satu indikator dari nilai proses adalah bahwa pengawas FCSA sangat ingin menerima salinan dokumentasi proses yang dihasilkan selama lokakarya. Studi kasus ini juga berusaha untuk mengupayakan agar karyawan pensiunan dengan knowledge yang dimilikinya dapat diserap oleh perusahaan meskipun karyawannya telah pensiun.

Sumber : www.wef.org/WorkArea/linkit.aspx?LinkIdentifier=id&ItemID=3700