Peran Knowledge Management dalam perubahan yang dilakukan Dahlan Iskan terhadap perubahan pada PLN

Knowledge Management adalah proses dan praktek dari membuat, membutuhkan, sharing dan menggunakan pengetahuan untuk belajar dan meningkatkan performance sebuah organisasi (Scarborough et al, 1999). Mengapa knowledge management penting bagi perusahaan? Karena knowledge management sangat fokus pada menyimpan dan membagi kebijakan dalam perusahaan, mengerti dan ahli tentang proses dalam organisasi, teknik dan operasi suatu organisasi. Selain itu knowledge management itu untuk menyalurkan pengetahuan yang dimiliki perseorangan untuk membuat organisasi lebih maju, menjadikan tacit knowledge menjadi explicit knowledge.

Menurut saya, Dahlan Iskan menyalurkan knowledge-nya agar besoknya orang yang menjabat sebagai CEO PT.PLN, pengganti dirinya, tetap terus dapat memajukan performance PLN. Itulah mengapa pentingnya knowledge management dalam sebuah organisasi. Menjabat sebagai CEO PT.PLN, Dahlan Iskan sangat piawai dalam melakukan perubahan dan dalam menjalankan jabatannya dengan baik. Beliau menjalankan organisasi tersebut dengan adanya knowledge management di dalamnya. Beliau mendapatkan tacit knowledge tidak semata-mata dari pikirannya sendiri tapi juga dari kritikan yang didapatnya dari masyarakat tentang PLN dan sebagainya. Intinya beliau juga dapat mendengarkan orang lain yang berpendapat untuk memajukan PLN yang sempat dianggap jelek sistemnya bagi masyarakat.

Tidak jarang juga Dahlan Iskan langsung turun ke lapangan untuk mengetahui secara pasti apa problem PLN yang ada di daerah tersebut. Setalah beliau mengetahui, lalu langsung membagikan apa yang beliau dapat ke karyawan PLN. Beliau pun menyuruh Humas PLN untuk tidak menutup-nutupi problem apa saja yang terjadi di PLN, sehingga beliau sangat ingin membuka telinganya dan membuka wawasannya untuk kemajuan PLN dan dirinya. Topik yang sekarang masih hangat dibicarakan adalah adanya CEO’s notes. Di mana Dahlan Iskan melakukan pembicaraan 2 arah dengan pegawainya yang berjumlah 40.000 orang. Jadi sistemnya Dahlan Iskan menuliskan apa saja curahan hatinya dan apa saja yang ada di dalam pikirannya untuk dibagikan kepada karyawan melalui online dan karyawan berhak untuk mengomentari apa yang beliau bicarakan.

Membagikan pengetahuan yang merupakan bagian dari tindakan knowledge management ini dilakukan Dahlan Iskan sebagai sarana untuk mewadahi pengembangan sumber daya yang ada di PLN. Dahlan Iskan menyebutkan bahwa PLN memiliki sumber daya yang cerdas yang memahami dan mengetahu cara untuk menyelesaikan persolan perusahaan namun tidak memiliki muara sebagai wadah yang mampu merealisasikan ide-ide yang ada (Iskan, CEO Notes: Dua Tangis dan Ribuan Tawa, 2010). CEO Notes juga digunakan sebagai media untuk mendiskusikan temuan-temuan, ide yang membangun, apresiasi bagi sumber daya di PLN, keberhasilan yang diraih PLN dan berbagai hal lainnya (Yandri, 2012). Serangkaian tindakan manajemen pengetahuan yang dilakukan Dahlan Iskan ini juga dapat menjadi suatu sistem untuk mengambil keputusan terkait problematika PLN.

Selain mengunggah tulisan-tulisannya ke website PLN, Dahlan Iskan juga menggunakan jaringan intranet PLN, yaitu http://kmdev/ yang merupakan suatu sistem pengelolaan pengetahuan yang secara khusus hanya bisa diakses oleh karyawan PLN.

Tentang Portal Knowledge Management System (KMS)

Portal Knowledge Management System (KMS) yang beralamat di http://kmdev/ (intranet) merupakan salah satu wahana untuk mempermudah & mempercepat proses berbagi pengetahuan, keahlian, pengalaman dan kolaborasi antar pegawai menuju pada pegawai yang sadar pengetahuan (knowledge workers). Manfaat portal KMS adalah sebagai berikut:

• Mempermudah proses berbagi pengetahuan (Knowledge Sharing) dengan mengunggah (Upload) konten pada Knowledge Repository.
• Mempermudah pegawai dalam mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan atau pengetahuan yang menjadi minat/ketertarikannya dengan mencari dan mengunduh (download) dari Knowledge Repository atau dari Wiki yang dapat diperkaya oleh semua pegawai sehingga dapat menjadi semacam kamus bagi pengetahuan yang ada dalam portal KMS.
• Mempermudah pencarian pegawai untuk diminta sharing pengalaman, diajak berdiskusi tentang suatu pengetahuan atau kolaborasi beberapa keahlian. Karena pegawai dapat mempublikasikan informasi tentang minat, pengetahuan, keahlian, pengalaman dan tanggungjawabnya di perusahaan dalam halaman My site.
• Mempermudah penyampaian pendapat dan pemikiran melalui Mysite Blog
• Menjalin jejaring dan mendiskusikan suatu topik melalui CoP Online

Melalui manajemen pengetahuan dan berbagi ilmu lewat berbagai media, Dahlan Iskan telah melakukan banyak perubahan positif; tidak hanya bagi PLN namun juga siapapun yang terinspirasi olehnya.

Sumber : Ekonomi Kompasiana. (2012, 6 May). Peran Knowledge Management Dahlan Iskan. Retrieved 27 September 2014, from http://ekonomi.kompasiana.com/manajemen/2012/05/06/peran-knowledge-management-dahlan-iskan-460211.html

Oktaviana, Ernestine. (2012, 4 May). Dahlan Iskan Melawan Musuh Besar Bersenjatakan Manajamen Pengetahuan. Retrieved 27 September 2014, from http://ernestine-o–fpsi09.web.unair.ac.id/artikel_detail-45979-Umum-DAHLAN%20ISKAN%20MELAWAN%20MUSUH%20BESAR%20BERSENJATAKAN%20MANAJAMEN%20PENGETAHUAN.html

PLN. (2011). Panduan Portal KMS. Retrieved 27 September 2014, from http://www.pln.co.id/uipringsulmapa/files/2012/04/Panduan-Akses-Knowledge-Management-KMDEV.pdf

Analisis :

Untuk mendukung kinerja perusahaan, pengetahuan menjadi aset yang terpenting bagi perusahaan. Pengetahuan sendiri terbagi menjadi 2 jenis yakni Tacit dan Explicit. PT PLN (Persero) dalam hal ini CEO PLN memberikan kedua pengetahuan ini dalam organisasinya dengan langsung ke karyawannya. Tacit knowledge perusahaan berupa ide darinya maupun para karyawan yang ikut memberikan masukan bagi keberhasilan organisasi. Adapun explicit knowledge berupa kritikan yang berasal dari para pelanggan, hal ini berupa upaya untuk mendengarkan langsung suara dari para pelanggannya atas layanan PLN yang kurang begitu memuaskan. Melalui pengetahuan yang dimilikinya dan didapatkan, pengetahuan ini penting bagi perusahaan untuk menjadikan hal-hal kecil sebagai alasan untuk membuat keputusan yang strategis kedepannya.

Pengetahuan yang dikelola tidak hanya sebatas itu saja, juga berupa sistem CEO Notes yang membantu tersalurkannya ide dari CEO kepada 40.000 karyawannya. Memanfaatkan komunikasi dua arah, CEO Notes memungkinkan karyawan untuk memberikan tanggapan atas ide yang disalurkan ke CEO Notes. Hal yang dilakukan tersebut memberikan suatu budaya yang baik bagi organisasi, meskipun hal tersebut dirasa masih kurang untuk dilakukan oleh CEO PLN.

Budaya organisasi tercipta dengan tersedianya wadah untuk berinteraksi dan dapat berdiskusi antar karyawan meskipun baru menjadi karyawan. Hal ini juga menciptakan relasi yang lebih cepat antar karyawan sehingga dapat terbentuknya kelompok-kelompok untuk semakin erat dalam menjadikan sumber daya yang lebih berkualitas dan sharing informasi menjadi hal mudah untuk diterapkan. Hasil sharing informasi(pengalaman) karyawan inilah yang dapat difungsikan sebagai tacit knowledge perusahaan yang berisi pengalaman karayawan selama kerja.

Selanjutnya berupa sistem KMS yang diterapkan di PLN yang diakses melalui jaringan intranet beralamatkan http://kmdev/ memberikan penerapan Knowledge Management semakin terasa di perusahaan ini. Bagaimana tidak, aplikasi ini menampilkan informasi personal yang dimasukkan sendiri oleh karyawan sehingga karyawan lainnya dapat berkolaborasi dengannya. Selain itu juga terdapat discussion board dan survey. Yang paling menarik berupa Menu Innovation, menurut kami menu ini yang menjadikan explicit knowledge perusahaan. Yaitu berupa kumpulan karya inovasi PLN yang telah disetujui oleh Pusat Penelitian dan Pengembangan(litbang).

Dengan demikian, KMS dalam perusahaan PLN memberikan pembelajaran bagi karyawan untuk terus belajar dan mau berkomunikasi. Sehingga proses kerja menjadi lebih cepat dengan budaya kerja yang semakin baik.