Alat manajemen pengetahuan dapat didefinisikan sebagai alat yang mendukung kinerja aplikasi, kegiatan atau tindakan seperti generasi pengetahuan, pengetahuan kodifikasi atau transfer pengetahuan (Ruggles, 1997). Mereka juga mempromosikan dan melaksanakan proses pengetahuan dalam rangka meningkatkan pengambilan keputusan. Tidak semua alat-alat yang berbasis komputer tetapi banyak penekanan ditempatkan pada alat-alat elektronik karena kemampuan mereka yang dinamis, evolusi cepat, dan dampak organisasi (Grantham & Nichols, 1993) . Bidang-bidang seperti akses data, on-line pengolahan analisis, dan penggunaan Internet dan groupWare sistem untuk mendukung keputusan dan manajemen pengetahuan menjadi landasan manajemen modern.
Teknologi adalah enabler kuat dari tujuan manajemen pengetahuan. Dapat dikatakan bahwa tujuan dari alat manajemen pengetahuan bukanlah untuk mengelola pengetahuan dengan sendirinya tapi untuk memfasilitasi pelaksanaan proses pengetahuan. Alat tersebut dapat memfasilitasi proses menghasilkan, penataan, dan berbagi pengetahuan melalui penggunaan teknologi informasi. Mereka juga dapat digunakan untuk memperjelas asumsi, mempercepat komunikasi, memperoleh pengetahuan tacit, dan membangun sejarah wawasan dan katalog mereka (Grantham & Nichols, 1993).
Penting untuk diingat bahwa industri manajemen pengetahuan dan teknologi manajemen pengetahuan selanjutnya masih dalam tahap awal. Solusi manajemen pengetahuan masa depan kemungkinan akan terus menggabungkan teknologi yang sudah ada dengan perangkat tambahan yang signifikan. Teknologi yang tampaknya embrio hari ini akan jatuh tempo dan kemungkinan besar menjadi usang dalam 5 tahun ke depan.
Knowledge Management Tools
Alat manajemen pengetahuan harus memperhitungkan bahwa pengetahuan adalah cairan campuran frame pengalaman, nilai, informasi kontekstual, dan wawasan ahli, yang menyediakan kerangka kerja untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman baru dan informasi. Sumber pengetahuan dan diterapkan di benak individu dan sering menjadi tertanam dalam dokumen atau repositori, rutinitas, proses, dan praktik organisasi.
Pada dasarnya, tidak ada alat manajemen pengetahuan berdiri sendiri, alat manajemen pengetahuan hanya dapat dipahami dalam konteks di mana mereka digunakan dan metodologi yang mendukung mereka. Jika fokus terlalu banyak pada alat-alat manajemen pengetahuan maka kita dapat menggambarkan pengetahuan itu sendiri, karena ada berbagai jenis pengetahuan dalam individu atau organisasi dan kekayaan pengetahuan ini bisa hilang jika kita menempatkan terlalu banyak penekanan pada satu jenis tertentu pengetahuan atau pengetahuan budaya, karena ini cenderung `tidak ada hasil yang keluar’ dari pengetahuan individu atau organisasi dan meninggalkan mereka rentan kompetitif (pengetahuan memiliki kehidupan rak terbatas).
Evaluation of knowledge management tools
Meskipun beberapa pekerjaan telah dilakukan berkaitan dengan Manajemen Pengetahuan evaluasi alat dan klasifikasi (Angus, Patel, & Harty, 1998; Jackson, 1999; Ruggles, 1997; Wensley, 2000) tampaknya berada dalam masa pertumbuhan. Jackson (1999) dan Ruggles (1997) telah mengambil setiap kegiatan Manajemen Pengetahuan dan dibagi mereka lebih lanjut. Misalnya, Ruggles (1997) menyatakan bahwa Pengetahuan Generation membutuhkan alat-alat yang memungkinkan akuisisi, sintesis, dan penciptaan pengetahuan. (Apa pun yang mendorong individu untuk berpikir di luar batas-batas mereka saat ini dapat dipertimbangkan semacam alat.)
Ini menghasilkan alat kategorisasi sebagai berikut:
- Sistem Manajemen Dokumen.
- Sistem Informasi Manajemen.
- Pencarian dan Pengindeksan Systems.
- Sistem Pakar.
- Komunikasi dan Sistem Kolaborasi.
- Sistem Aset Intelektual.
Attributes of knowledge management tools
Tabel 1 merangkum berbagai model manajemen pengetahuan. Setiap model telah dikelompokkan tindakan yang diperlukan untuk manajemen pengetahuan, dan kemudian pecah mereka ke daerah-daerah fungsional, yang harus puas dengan alat yang tersedia jika manajemen pengetahuan adalah untuk berhasil ditangani secara elektronik.
Dari penggolongan manajemen pengetahuan ini, sekarang akan mungkin untuk mengasosiasikan `tindakan ‘dengan teknologi yang tersedia.
Classification of knowledge management tools
Kategori-kategori berikut adalah jenis teknologi yang paling sering digunakan dalam manajemen pengetahuan:
- Intranets
Intranet adalah sistem distribusi informasi di seluruh perusahaan yang menggunakan alat internet dan teknologi. Ini bisa menjadi file HTML sederhana terhubung pada LAN, sistem full-blown dengan hardware server dedicated, atau apa pun di antara.
- Web portals
Portal dapat dilihat dari berbagai perspektif. Portal itu sendiri bukanlah tujuan akhir tapi cara untuk mencapai banyak tempat lain. Sebuah portal web adalah situs web, biasanya dengan sedikit konten, menyediakan link ke banyak situs lain yang baik dapat diakses dengan mengklik pada bagian yang ditunjuk dari layar browser, atau dapat ditemukan dengan mengikuti urutan yang diselenggarakan kategori terkait.
- Content management
Content Management biasanya tidak hanya mencakup web internal dan (atau) situs web eksternal tetapi juga database, fileservers, dan sistem manajemen dokumen. Karena beban meningkat informasi, Portal Web atau Content Management menyediakan beberapa fasilitas personalisasi yang biasanya diatur secara manual oleh pengguna. Ini pada dasarnya mendefinisikan seperangkat kategori informasi yang pengguna ingin akses mudah, serta berita atau perubahan halaman web mereka ingin diberitahu tentang.
- Document management systems
Menurut InformationWeek, sistem manajemen dokumen menggunakan kegiatan-kegiatan berikut;
- Simpan file di perpustakaan pusat.
- Kontrol akses ke file baik untuk tujuan keamanan dan kebutuhan kolaborasi.
- Menjaga audit aktivitas dan perubahan dalam dokumen yang dikelola.
- Cari dokumen di kedua isi atau istilah indeks.
Sampai saat ini, sistem manajemen dokumen yang dirancang di sekitar mahal, klien peranti lunak sangat fungsional disediakan untuk kritis, aplikasi high-return. Tetapi dengan munculnya Internet, manajemen dokumen dapat digunakan lebih mudah dan lebih terjangkau.
- Information retrieval engines
Mesin pencarian informasi yang digunakan untuk pengindeksan, pencarian, dan mengingat data, khususnya teks atau bentuk tidak terstruktur lainnya.
- Relational and object databases
Database adalah sebuah penyimpanan informasi. Data disimpan dalam tabel dan dikategorikan oleh medan. Setiap kelompok informasi adalah rekor. Database relasional yang dirancang untuk membangun link atau hubungan antara dua atau lebih tabel informasi yang berbeda. Model relasional adalah salah satu pendekatan yang lebih cocok paling sukses dan banyak digunakan, namun untuk aplikasi korporasi yang kompleks mungkin ada. Objek sistem manajemen database ‘(ODBMS’) menawarkan solusi sederhana untuk aplikasi yang melibatkan benda-benda dan hubungan di antara mereka. Sekarang, dengan dukungan database asli untuk jenis baru dari data seperti spasial, audio dan video, dan perbaikan yang membuatnya lebih cepat untuk mendapatkan aplikasi baru ODBMS dan berjalan, ODBMS ‘menjadi lebih berharga untuk perusahaan.
- Electronic publishing systems
Electronic Publishing adalah distribusi informasi dan hiburan dalam format digital, biasanya termasuk peranti lunak yang memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dengan teks dan gambar. Sebagian besar bentuk informasi dapat dipublikasikan secara elektronik, namun pengguna biasanya memerlukan komputer pribadi dan kadang-kadang koneksi ke jaringan atau internet untuk mengakses informasi. Munculnya antarmuka pengguna grafis (GUI) di akhir 1980-an membuat elektronik menerbitkan informasi lebih berharga daripada sebelumnya sebelumnya. Ini, bersama dengan ketersediaan yang lebih luas CD-ROM drive dan minat yang kuat dalam potensi internet, telah berubah penerbitan elektronik menjadi industri pasar massal setelah bertahun-tahun yang terbatas pada informasi spesialis.
- Groupware and workflow systems
Groupware adalah teknologi yang dirancang untuk memudahkan pekerjaan kelompok. Teknologi ini dapat digunakan untuk berkomunikasi, bekerja sama, berkoordinasi, memecahkan masalah, bersaing, atau bernegosiasi. Sementara teknologi tradisional seperti telepon memenuhi syarat sebagai groupware, istilah ini biasanya digunakan untuk merujuk ke kelas tertentu teknologi bergantung pada jaringan komputer modern, seperti email, newsgroup, videophone, atau chatting.
- Push technologies
Teknologi push-pull yang tampak sederhana, teknologi ini memfasilitasi informasi yang relevan untuk dikirim ke klien secara otomatis tanpa klien harus melakukan upaya untuk mengambil informasi. Teknologi push, menghilangkan kebutuhan untuk browsing dengan mendorong konten Internet untuk desktop, diperkenalkan saat PointCast Inc mengubah sebuah PC screen saver ke feed berita. Sejak itu, sejumlah vendor telah berusaha untuk membangun ceruk di pasar mendorong berpotensi menguntungkan.
- Agents
Intelligent Software Agents adalah program yang bertindak atas nama pengguna manusia mereka untuk melakukan tugas-tugas sulit mengumpulkan informasi, seperti lokasi dan mengakses informasi dari berbagai sumber informasi on-line, menyelesaikan inkonsistensi dalam informasi yang diambil, menyaring informasi yang tidak relevan lagi atau tidak diinginkan, mengintegrasikan informasi dari sumber-sumber informasi yang heterogen dan beradaptasi dari waktu ke waktu untuk informasi pengguna manusia mereka ‘kebutuhan dan bentuk penyampaian informasi atau presentasi.
- Help-desk applications
Aplikasi help-desk memungkinkan organisasi untuk secara efektif mengelola dukungan klien internal dan eksternal, mereka menyediakan satu database bersama untuk penebangan masalah helpdesk, memberitahu personel dukungan dan pelacakan penyelesaian masalah. Hal ini biasanya dicapai dengan menggunakan, Call pelacakan, Soal Resolusi, Basis Pengetahuan, Call History, ActionLog, Progress Notes, Asset Management, bidang Custom, JobTemplates, laporan manajemen Drill-down, dukungan email, notifikasi Auto-email dan eskalasi.
- Customer relationship management
Manajemen hubungan pelanggan (CRM) adalah strategi untuk memberikan layanan pelanggan yang unggul agar dapat secara efektif, mengembangkan, dan mempertahankan aset perusahaan yang paling penting pelanggan. Secara khusus, ia menuntut memperoleh pemahaman tentang hal-hal yang penting bagi setiap pelanggan individu dan program pengembangan yang konsisten memenuhi kebutuhan tersebut selama setiap interaksi pelanggan. Penting untuk dicatat bahwa `pelanggan ‘tidak lagi hanya pengguna akhir tradisional atau konsumen, tetapi berpotensi mereka bisa menjadi partner atau reseller atau kelompok yang membutuhkan informasi atau layanan dari sebuah organisasi.
- Data warehousing
Data warehouse merupakan pusat penyimpanan data umum untuk organisasi. Ini adalah repositori pusat informasi yang diambil dari sistem sumber operasional yang berbeda dan didistribusikan secara fisik dari suatu perusahaan, serta data eksternal. Bisnis manajer dan spesialis menggunakannya sebagai sumber data untuk aplikasi pendukung keputusan.
- Data mining
Data mining dapat didefinisikan sebagai proses pemilihan, mengeksplorasi, dan pemodelan data dalam jumlah besar untuk mengungkap pola yang sebelumnya tidak diketahui. Dalam industri asuransi, data mining dapat membantu perusahaan mendapatkan keuntungan bisnis.
- Business process re-engineering
Proses bisnis re-engineering (BPR) adalah “analisis dan desain alur kerja dan proses dalam dan di antara organisasi” menurut Davenport dan Short (1990). Padahal, Teng, Grover, Jeong, dan Kettinger (1995) mendefinisikan BPR sebagai analisis kritis dan disain ulang radikal suatu proses bisnis yang ada untuk mencapai perbaikan terobosan dalam ukuran kinerja.
- Knowledge creation applications
Aplikasi penciptaan pengetahuan termasuk Aplikasi Brainstorming, pemetaan konsep, pemetaan pikiran, aplikasi pendukung keputusan.
Sumber : http://www.comp.dit.ie/dgordon/kmwebsite/technology/kmsoftwaretools.pdf